چرخه کامل کار
مسیر معمول فروش در سازمان این است. هر معامله لزوماً همه قدم‌ها را طی نمی‌کند، ولی ترتیب اثرگذاری‌ها همین است.
۱) ثبت طرف حساب
پیشخوان، مدیر یا کارشناس پرونده می‌سازد. ورود دسته‌ای از اکسل از مسیر ورود لید است. پرونده بلافاصله فعال است و می‌توان برای آن معامله، فاکتور و پرداخت ثبت کرد.
موبایل تکراری در همان نوع پرونده قبول نمی‌شود؛ روی همان پرونده معامله جدید باز کنید.
تا پرونده تایید نشده، معامله، فاکتور، پرداخت و امانی روی آن ثبت نمی‌شود.
۲) بیمار معرفی‌شده
اگر مسیر از پزشک است، بیمار به پزشک معرف و در صورت نیاز به کارشناس وصل می‌شود. وضعیت‌هایی مثل جدید، تماس گرفته شد، وقت داده شد، خرید کرد، منصرف شد و از دست رفت برای پیگیری همان مسیر است. موبایل تکراری بیمار هم جلوی ثبت دوباره را می‌گیرد.
۳) معامله و پیگیری
روی پرونده تاییدشده معامله باز می‌شود و حداقل یک کالا لازم است. کشیدن کارت فقط مرحله را عوض می‌کند. ارجاع کارشناس و کار گروهی برای مدیریت و مدیر فروش است.
۴) آماده‌سازی انبار
کالا تعریف می‌شود، ورود با لات زده می‌شود، محل انبار و گروه کالا از تنظیمات می‌آید. اگر کالا نزد مشتری است ولی فروش قطعی نشده، مسیر امانی یا نمونه است نه فاکتور فروش.
۵) صدور فاکتور
- پیش‌فاکتور: پیشنهاد؛ انبار و پورسانت دست نمی‌خورند
- فاکتور اصلی: فروش واقعی
- فاکتور موقت: بعضی ردیف‌ها واقعی، بعضی با تیک صوری فقط روی کاغذ
حالت پورسانت را هم همان‌جا مشخص می‌کنید: فاقد، پیش‌فرض پرونده، درصد دستی یا مبلغ ثابت. اگر سهم برای شخص خارج از سامانه است، تیک مربوط و مشخصاتش را بزنید. قیمت پیشنهادی فقط وقتی معنا دارد که از قیمت انبار بیشتر باشد.
۶) تایید فاکتور (دو مرحله)
ارسال برای تایید مالی → تایید مالی (موجودی هنوز کم نمی‌شود) → تایید نهایی مدیر. اگر قلمی قیمت پیشنهادی داشته باشد، مدیر بین قیمت پیشنهادی و قیمت انبار انتخاب می‌کند. با تایید نهایی، موجودی اقلام واقعی کم می‌شود، در صورت اتصال به بیمار وضعیت «خرید کرد» می‌تواند ست شود، و اگر حالت فاقد نباشد پورسانت ساخته می‌شود. برگشت از فروش موجودی و پورسانت را برمی‌گرداند.
۷) دریافت وجه
پرداخت با روش‌های مختلف ثبت می‌شود و تا تایید مالی یا مدیریت در انتظار می‌ماند. اگر به فاکتور وصل باشد، بعد از تایید روی تسویه اثر می‌گذارد. تایید پرداخت متصل به معامله، در شرایط درست می‌تواند معامله را موفق کند؛ معامله باید کالا داشته باشد.
۸) پورسانت
مانده طلب معرف و کارشناس در بخش پورسانت‌ها دیده می‌شود. مالی می‌تواند پاداش یا کسورات بزند و پرداخت خروجی ثبت کند. حقوق ثابت کاربر جدا از این چرخه است و در پرونده کاربر ثبت می‌شود.